Only Process

A projekt bemutatása

Az Only Process egy átfogó folyamatkezelő rendszer, amely lehetővé teszi, hogy a vállalatok minden üzleti folyamatukat egy központi helyen dokumentálják, kövessék és kezeljék. A rendszer tervezésekor fő szempont volt:

• A folyamatok egységes dokumentálása és követése egy cégen belül
• A folyamatok rendszerezett csoportosítása üzleti egységek (kategóriák) alapján
• A folyamatok verziókezelése, hogy a változások nyomon követhetők legyenek
• A folyamatok vizuális ábrázolása whiteboard és gráf nézetekben
• A felelősségek és szerepkörök egyértelmű meghatározása (RACI modell)
• A dokumentumok központi kezelése folyamatokhoz kapcsolódva
• A jogosultságok rugalmas kezelése kategóriák és szerepkörök alapján

Az eredmény

A rendszer lehetővé teszi, hogy bármilyen céges folyamat rendszerezett módon lekövethető legyen. A folyamatok kategorizálhatók üzleti egységek alapján, így minden részleg vagy üzletág saját folyamatait egy helyen kezelheti.

A dashboard átfogó statisztikákat mutat a folyamatokról, különböző státuszok szerint bontva. A rendszer automatikusan követi a cégben lévő folyamatok feltérképezésének menetét, és vizuális diagramokban jeleníti meg az adatokat, így gyorsan áttekinthető a már feltérképezett folyamatok eloszlása.

A folyamatok részletes szerkesztése és áttekintése whiteboard nézetben történik, ahol a folyamat lépéseit (csomópontokat) vizuálisan lehet elhelyezni és összekapcsolni. Minden csomópontnál meghatározható a felelős (Responsible), az elszámoltatható (Accountable), a konzultált (Consulted) és az értesített (Informed) szerepkörök, így mindenki pontosan tudja, mi a feladata a folyamatban.

A folyamatkatalógus gráf nézetben egy áttekintő térképet mutat az összes folyamatról, ahol a folyamatok üzleti egységek szerint színezve jelennek meg. Ez a nézet segít gyorsan megtalálni a keresett folyamatokat és megérteni a folyamatok közötti kapcsolatokat.

A rendszer támogatja a folyamatok verziókezelését, így a változások nyomon követhetők, és szükség esetén vissza lehet térni korábbi verziókhoz. Minden folyamat verzióhoz dokumentumok csatolhatók, amelyek központilag kezelhetők a rendszerben.

A jogosultságkezelés rugalmas: a felhasználók szerepkörökhöz rendelhetők, és ezek a szerepkörök hozzáférhetnek bizonyos folyamatkategóriákhoz. Ez biztosítja, hogy mindenki csak azokat a folyamatokat lássa, amelyekhez hozzáférése van.

A rendszer lehetővé teszi a folyamatok exportálását PDF formátumban, így a dokumentáció könnyen megosztható és archiválható. A whiteboard nézetben történő szerkesztés után a folyamatok professzionális dokumentumként exportálhatók.